作為物聯(lián)網(wǎng)應用的關鍵技術之一，RFID技術雖然早已應用于工業(yè)自動化、商業(yè)自動化、交通運輸控制管理等諸多領域，但目前國內檔案管理領域對此技術的應用尚處起步階段。今年初，國家檔案局通過了對浙江省麗水市檔案局基于RFID技術的檔案智能化庫房管理系統(tǒng)的驗收，鑒定該系統(tǒng)設計先進、合理、實用。此項目由智慧城市解決方案提供商榕基軟件承建，其驗收通過表明RFID技術在檔案管理中的應用取得顯著進展。
RFID技術，即無線射頻識別技術，是一種非接觸式的自動識別技術，可通過射頻信號自動識別目標對象，并獲取相關數(shù)據(jù)。相比條形碼，RFID技術具有防水、防磁、耐高溫等特點，在提高檔案盤點、查找效率，保護檔案安全等方面具有顯著的優(yōu)勢。麗水市檔案局基于RFID技術的檔案智能化庫房管理系統(tǒng)現(xiàn)已經(jīng)對婚姻、公證、文書等檔案進行智能化管理，實現(xiàn)了檔案實體安全、高效管理和利用。
據(jù)了解，該系統(tǒng)主要實現(xiàn)了三方面的功能。一是實現(xiàn)檔案實體的有序存放。傳統(tǒng)的檔案實體管理方式，在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序經(jīng)常被打亂，從而給查找增加難度。應用RFID技術，工作人員可對檔案實體的存放進行有效定位，即時清理，有序存放。二是縮短檔案查閱耗時。傳統(tǒng)的檔案實體管理方式，一旦檔案存取時沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找難度非常大。應用RFID技術，檔案實體與智能化檔案庫房聯(lián)動，系統(tǒng)檢索到的檔案實體裝具自動開啟，檔案查閱更加簡便。三是規(guī)范檔案的盤點操作。傳統(tǒng)的檔案實體管理方式，在盤點檔案時一般只清點檔案盒的數(shù)量，這種盤點方式并不能真正反映檔案儲存的真實信息。如果要拆開每個檔案盒進行盤點，那將是十分龐大的工程。應用RFID技術，管理人員可對檔案進行無屏障閱讀，在檔案實體被覆蓋的情況下有效讀取檔案信息。
近年來，國內一些檔案管理部門興起RFID技術應用于檔案管理的探索，但效果不盡如人意，如有的檔案管理部門將檔案定位到密集架上，結果出現(xiàn)天線布局繁雜、信號相互干擾，檔案實體串號、串位等問題。
在麗水市檔案局基于RFID技術的檔案智能化庫房管理系統(tǒng)建設中，榕基軟件研發(fā)人員成功破解了長期阻擋RFID技術應用于檔案管理的一系列難題。此前，RFID標簽打印比較費時費力，在此項目建設中榕基軟件研發(fā)人員對RFID標簽樣式進行了多次選型，并聯(lián)系打印機生產(chǎn)商對設備程序進行專門改造，以使兩者相互適宜，從而成功實現(xiàn)了RFID標簽的連打，有效提升了工作效率。
基于RFID技術的檔案管理系統(tǒng)對環(huán)境因素非常敏感，因此一些細微之處都可能影響標簽的讀取效率。在檔案庫房中，密集架鐵板是干擾RFID信號的首要因素，如果將標簽直接貼在鐵質檔案實體上會明顯影響讀取率。對此，榕基軟件研發(fā)人員對讀取器參數(shù)及標簽芯片進行了多次修改、測試，使它們更加匹配，從而有效解決了這方面問題。為優(yōu)化讀取效果，榕基軟件研發(fā)人員還就標簽位置、距離作了精細調整;考慮多讀寫器、多標簽環(huán)境下的信號沖撞干擾問題，對不同型號、不同參數(shù)的設備進行比對試驗。
作為國內知名檔案管理軟件開發(fā)商，榕基軟件已在福建、浙江等地承建了多個檔案信息化項目，所研發(fā)的檔案管理軟件產(chǎn)品已應用于電力、電信、金融、煤炭等行業(yè)大中型企業(yè)。此前，榕基軟件承建了麗水市檔案局 “1+9+N”檔案協(xié)同管理系統(tǒng)，將麗水市 9個縣(市、區(qū))的黨政機關和鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)字檔案室整合到同一個網(wǎng)絡平臺上，形成以市級為中心，9縣(市、區(qū))為節(jié)點的的“云檔案”。1+9+N”檔案協(xié)同管理系統(tǒng)是麗水市檔案局建設“智慧檔案”的依托項目，通過此系統(tǒng)，麗水市市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)3級機關部門不再需要各自配備檔案管理軟件和網(wǎng)絡設備，只要通過此系統(tǒng)即可隨時對各自形成的電子公文進行歸檔、移交、登記備份和共享查閱。
通過基于RFID技術的檔案智能化庫房建設，麗水市檔案局進行了RFID技術應用于檔案實體管理的可靠性研究。此課題經(jīng)申報被國家檔案局核準列入2012年度科技項目計劃，并于去年通過鑒定。榕基軟件現(xiàn)正推進自己所研發(fā)的智慧城市解決方案在全國的推廣，已在政務、應急、能源、環(huán)保、旅游等領域取得了顯著的成果。麗水市檔案局基于RFID技術的檔案智能化庫房管理系統(tǒng)的有效應用進一步推動了麗水市檔案局“智慧檔案”的建設，也為國內應用RFID技術創(chuàng)新檔案管理模式樹立了成功的典范。
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